KALTIMTALK.COM – Pemusnahan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) tidak bisa dilakukan sembarangan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara (Kukar) menegaskan setiap dokumen yang dimusnahkan harus melalui prosedur resmi agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa hanya arsip yang benar-benar tidak memiliki nilai guna yang dihapus, sehingga pengelolaan kearsipan tetap tertib dan terjaga.
Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina Rodiah, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar menghilangkan dokumen yang sudah tidak terpakai, tetapi harus dilakukan sesuai tahapan yang telah ditetapkan.
Setiap arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu diseleksi dan diverifikasi berdasarkan jadwal retensi yang berlaku, guna memastikan apakah dokumen tersebut masih memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, atau sejarah.
“Pemusnahan arsip harus melalui prosedur yang benar, yaitu dengan izin tertulis dari Bupati dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami memastikan proses ini dilakukan tanpa metode pembakaran, melainkan dengan mesin penghancur kertas,” ujarnya, Kamis (6/3/25).
Ia menekankan OPD harus lebih teliti dalam memilah dokumen sebelum diajukan untuk pemusnahan. Jika masih memiliki nilai guna, arsip akan disimpan sebagai arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Namun, jika memang sudah tidak diperlukan dan tidak memiliki manfaat lebih lanjut, maka dapat diajukan untuk dimusnahkan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Untuk memastikan semua OPD memahami aturan ini, Diarpus Kukar terus memberikan pendampingan dan sosialisasi terkait tata kelola kearsipan.
Lina berharap agar setiap instansi lebih tertib dalam mengelola dan memusnahkan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang dapat berdampak pada administrasi pemerintahan.
“Kami siap membantu OPD dalam setiap tahap pengelolaan kearsipan. Kepatuhan terhadap aturan sangat penting agar arsip yang disimpan maupun dimusnahkan benar-benar sesuai regulasi,” pungkasnya. (Adv/wo)
